Planungshilfen für eine Vereinsfahrt

Mit diesen Informationen wollen wir den Vereinen Hilfe bei der Planung
und Durchführung einer Vereinsfahrt geben.

Also, wie ist das mit.....

Was geschieht nach einer Anmeldung?
Nach einer Anmeldung erhält der Verein eine Anmeldebestätigung mit diversen Informationsunterlagen und Merkplättern über die Turniere. Ein dauernder Kontakt zu den Vereinen wird aufrecht erhalten. Die letzte schriftliche „Copa de Roses Information“  sowie unsere Turnier-Zeitung wird ca. 3 Wochen vor der Abreise zugesandt. Beigelegt sind unter anderen folgende Unterlagen:
1. Eine frankierte Rück-Postkarte, auf welcher der Verein seine Zimmerwünsche, den letzten Personenstand, eingesetzte Mannschaften und Schiedsrichter an uns meldet.
2. Ein Stadtplan von Roses, in dem  das Hotel, (Name, Adresse und Telefonnummer für die Daheimgebliebenen), der „Meeting-Point“, die Sportstätten  und andere wichtige Punkte markiert sind.

Günstige Busse
Noch häufiger wird von den Vereinen nach günstigen Busunternehmen gefragt. In diesem Zusammenhang möchten wir darauf hinweisen, dass ein Kostenvergleich bei den Fahrtkosten dringend geboten ist. überstürzen Sie nichts, holen Sie sich mehrere Angebote ein und vergleichen Sie! So ist es bei einigen Vereinen aus dem selben Raum zu Preisunterschieden bis zu € 2000,00 gekommen. Auch günstig erscheinende Angebote sollten nochmals überprüft werden; 300 bis 400 Freikilometer in Spanien und die Übernahme der Kosten für die Fahrer durch die Busfirma sollten nach Möglichkeit im Preis enthalten sein. Ein sehr wichtiger Punkt ist das Verbleiben der Busse in Roses während des Turniers.
Große Busfirmen, die Roses mit mehreren Bussen anfahren, werden versuchen, einige Busse wieder abzuziehen und nur ein Rumpfkontingent mit reduziertem Fahrerbestand in Roses zu belassen. Hier ist dann Ärger vorprogrammiert! Fragen Sie bei der Erteilung des Fahrtauftrages genau nach und stellen Sie sicher, dass der von Ihnen gemietete Bus vor Ort bleibt und ausschließlich Ihrem Verein zur Verfügung steht.

 

Bildung von Fahrgemeinschaften
Das Bilden von FG´s ist für die Vereine, welche nicht in der Lage sind einen eigenen Bus zu füllen, oft die einzige Möglichkeit kostengünstig anzureisen. Probleme bei der Zusammenstellung einer FG gibt es normalerweise nicht. Dies setzt jedoch voraus, dass die Vereine, die eine FG wünschen, uns unterstützen. Wir sind bestrebt die Vereine zusammenzubringen, die in geographischer Nähe zueinander liegen oder sich bei der Reise von Nord nach Süd unterwegs aufnehmen können; Immer vorausgesetzt, dass frühzeitig die genaue Personenzahl von den Vereinen mitgeteilt wird, die eine FG wünschen. Die Vereine werden gem. den beiliegenden FG-Vorschlägen über ihren möglichen FG-Partner informiert.
In der Praxis mietet der FG-Partner, der die meisten Personen einbringt oder die weiteste Anfahrt hat, den Bus und der andere überweist den auf ihn anfallenden Fahrtkosten-Anteil 14 Tage vor Abfahrt an seinen FG-Partner. Diese Prozedur mag etwas kompliziert erscheinen, ist es jedoch nicht.

Freiplätze.
Vereine und Fahrgemeinschaften, die mit  mindestens 24 Personen in Roses anreisen, werden 1 Freiplatz pro 24 Personen zugestanden. Diese neue Regelung bewirkt, dass nun auch kleinere Vereine in den Genuss   von Freiplätzen kommen. Dabei liegt natürlich eine Kalkulation zugrunde, die nur dann aufgeht, wenn der Verein auch wirklich mit 24 Personen oder mehr anreist. Wird diese Zahl bei Ankunft in Roses nicht erreicht, entfällt die Freiplatzregelung und der Restbetrag ist nachzuzahlen.

Was passiert, wenn der Verein stornieren muss?
Stornierungen kommen immer vor, sind für beide Seiten nicht tragisch und sollten sportlich fair sofort an uns gemeldet werden, um uns so unnötige Organisations- und Planungsarbeiten zu ersparen. Wenn Sie also schon früh wissen, dass für Ihren Verein eine Teilnahme am Turnier nicht in Frage kommt, Sie gerne auf ein anderes Turnier umbuchen, erst im nächsten Jahr teilnehmen, oder Sie es sich ganz einfach anders überlegt haben, so geben Sie uns bitte umgehend Nachricht. Stornierungskosten fallen bei uns, im Gegensatz zu anderen Turnierausrichtern, nicht an. Eine Turnierteilnahme von Vereinen, Mannschaften und Einzelpersonen kann bis zu 3 Tagen vor der Anreise widerrufen werden. Eingezahlte Beträge werden ohne Abzüge zurückgezahlt.  Wir bitten aber um Verständnis, dass nach diesen 3 Tagen wegen den dann für uns anfallenden Hotelkosten, keine Rückzahlungen mehr erfolgen können!!

Wunschhotels
Wir werden uns immer bemühen, besondere Hotelwünsche zu erfüllen und vorrangig zu behandeln. Bitte haben Sie aber dafür Verständnis, dass Ihr Wunschhotel auch das Wunschhotel anderer Vereine sein kann, denn 70% unserer Vereine sind „Wiederholer“. Reservierungen für bestimmte Hotels können daher nur bedingt berücksichtigt werden. Sollte der Veranstalter einen Hotelwechsel wegen nicht ausreichender Bettenkapazität, wegen Bildung einer Fahrgemeinschaft, oder aus welchen Gründen auch immer vornehmen müssen, so besteht kein Rechtsanspruch auf ein bestimmtes Hotel.

Aktivitäten vor Ort
Um günstigere Preises für die Vereine zu erzielen und um einen schnelleren Zugriff und Steuerung auf die Freizeitanlagen vor Ort zu haben, hat das Organisationskomitee die Eintrittskarten der jeweiligen Anbieter in Kommission genommen und wird diese direkt an die Vereine weitergeben. Bevorzugt werden u.a. folgende Freizeiteinrichtungen:
Go-Kart-Bahn, Aqua-Brava Wasserwelt, Glasboote, Ausflugsschiffe, Flamenco-Shows sowie alle sonstigen Veranstaltungen. Wir werden hierzu Listen bereitstellen, in die dann interessierte Vereine die Wünsche ihrer Freizeitaktivitäten eintragen und diese direkt mit den dadurch verbilligten Eintrittskarten versorgen.

Ausflug nach Barcelona
Für die obligatorische Fahrt nach Barcelona muss ein staatlicher Reiseleiter verpflichtet werden! Das ist Vorschrift und sollte von keinem Verein ignoriert werden. Bei der Turnierbesprechung können Reiseleiter vorgebucht werden. Wir haben auch gute Erfahrungen mit dem örtlichen Reisebüro VINOLAS , Placa de Catalunya 1, Tel.: +34 972 25 66 17 gemacht. Vereine buchen den Reiseleiter direkt bei Vinolas. Die Kosten bei voll besetztem Bus (50 Personen) ca. €3,50 pro Person für eine Führung von vier Stunden.  Ein Besuch des Stadions des FC Barcelona mit Besichtigung der Trophäenkammer ist zwischen 09:00 und 13:00 Uhr (außer an Spieltagen des FC Barcelona) möglich und kostet ca.  6 bis 8 € pro Person.

Auslandskrankenversicherung
Eine Auslandskrankenversicherung sollte jedoch aus Vorsorgegründen von jedem Verein abgeschlossen werden. Fast alle Versicherungsagenturen verkaufen diese Versicherung, sowie auch der ADAC oder auch örtliche Reisebüros. Die Versicherung kostet in der Regel zwischen 50 und 60 Cent pro Tag/Person. Eine Anmeldung ist formlos, Liste mit Namen und Geburtsdatum der Mitfahrer genügt. Anmeldung und Absprachen sind direkt bei der Versicherung vorzunehmen.

Ärztliche Versorgung vor Ort.
Das Deutsche Ärztezentrum
Seit Frühjahr 1997 arbeitet in Roses das Deutsche Ärztezentrum PERSALUD. Geleitet von Dr. Ess, seinen Ärzten und Schwestern, bietet das Zentrum alle medizinischen Dienste an: Allgemein- Sport- und Notfallmedizin, Unfallbehandlung, Innere Medizin, Kardiologie, Labormedizin, Röntgologie und anderen Service wie: Krankentransporte, Rückholdienste und einiges mehr.  Dr. Ess ist Mitglied im Organisationskomitee Copa de Roses.
Weiterhin gibt es eine Unfallstation (CAP) direkt neben dem Sportzentrum. Diese ist 24 Stunden mit Ärzten besetzt, so dass nur noch bei extremen Notfällen das Klinikum in Figueres angefahren werden muss.

Visa-Bestimmungen für Bürger außerhalb der EG
Bundesbürger und Sportfreunde aus der EG reisen mit ihrem Personalausweis an. Die Gültigkeitsdauer aller Ausweise und Pässe sollte jedoch überprüft und wenn notwendig, rechtzeitig verlängert werden. Ärgerliche Wartezeiten an den Grenzen können somit verhindert werden. Anreisende Sportler, deren Staatsangehörigkeit außerhalb der EG liegt, unterliegen, sofern sie keine Aufenthaltsgenehmigung für ein EG-Land besitzen, bestimmten Durchreisebestimmungen in Frankreich sowie den Bestimmungen über die Einreise nach Spanien.
Achtung!! Diese Bestimmungen können sich für Staatsangehörige anderer Länder laufend ändern. Wir bitten deshalb die Vereine, sich bei den Visa-Abteilungen der zuständigen Botschaften oder Konsulate rechtzeitig zu erkundigen

Bürgermeisterempfang
Nach der Turnierbesprechung am Sonntagmorgen, findet die Begrüßung der Vereinsvertreter durch den Bürgermeister im Rathaus von Roses statt. Hier wird den Vereinen und Mannschaften ein kleines Gastgeschenk der Stadt überreicht. Ein Gegengeschenk der Vereine wird nicht erwartet; wird aber auch nicht abgelehnt. Da wir aber aus Erfahrung wissen, dass die meisten Vereinsvertreter gerne ihren Vereinswimpel oder ein kleines Erinnerungsgeschenk aus ihrer Heimat an die Stadt als Gegengeschenk überreichen würden, möchten wir an dieser Stelle nochmals diesen Hinweis machen.

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